Legislación

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Para visualizarlo pincha aquí

Definición

Para la correcta gestión tributaria, la Administración de la Hacienda Pública precisa una información adecuada de las transacciones económicas derivas de las actividades empresariales. Igualmente , para justificar los gastos o deducciones, los contribuyentes necesitan de documentos claros y precisos. De ello se deriva la existencia de una normativa que regula la obligación de los empresarios y profesionales de expedir y entregar factura por cada una de las operaciones que realicen.

Obligaciones de facturación

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar factura por cada una de las operaciones que realicen. Asimismo, están obligados a conservar copia o matriz de la misma.

Sin embargo y con el objeto de agilizar y simplificar las transacciones mercantiles, a partir del 01 de enero de 2013, nace un nuevo modelo de factura: Factura simplificada.

Podrá expedirse factura simplificada, salvo excepciones, a elección del obligado a su expedición, en los siguientes casos:

- Cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA ó  IGIC incluido)

- Cuando se trate de facturas rectificativas.

- En los supuestos, respecto a los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tiques (desaparece este concepto) en sustitución de factura siempre que su importe  no exceda de 3.000 euros, IGIC incluido:-

• Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
• Ventas o servicios e ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transportes de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchatería, chocolatería y establecimientos similares.
• Suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto, prestados por los establecimientos antes citados.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y estudios fotográficos.
• Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
• Alquiler de películas
• Utilización de autopistas de peaje.
• Servicios de tintorería y lavandería.

En el caso de factura simplificada, el empresario o profesional, igualmente está obligado a conservar copia o matriz de la misma.

Contenido de la factura completa u ordinaria

- Número ( numeración correlativa) , y en su caso, serie.

Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

No obstante, será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

1.º Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.

2.º Las rectificativas.

3.º Las que se expidan en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

- Fecha de expedición

- Nombre y apellidos o denominación social, tanto del expedidor como del destinatario.

- NIF atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la UE , al expedidor de la factura.

- NIF atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la UE, únicamente en determinados supuestos al destinatario de la operación.

En este sentido,  será obligatoria la consignación del NIF del destinatario en los siguientes casos:

• Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta. Art.25 Ley 37/1992 de 28 diciembre 1992
• Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del IVA( ó IGIC) correspondiente a aquélla.
• Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.

- Domicilio del expedidor y del destinatario , así como lugar fijo de negocios al que se vincule la operación cuando sea relevante para la determinación del régimen de tributación.

En este sentido, cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de la actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.

- Fecha de realización(devengo)de las operaciones siempre que se trate de fecha distinta a la expedición de la factura.

- Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

- Tipo impositivo o tipos impositivos aplicables.

- Cuota tributaria repercutida.

- Contraprestación total.

Se adicionará además la siguiente información, si es el caso:

• En operaciones exentas de IGIC: inclusión del precepto de la Ley en que se establece la exención.
• En caso de que la factura la emita el destinatario por un acuerdo con el proveedor, se hará mención de "facturación por el destinatario".
• En caso de que el sujeto pasivo del IVA ó IGIC sea el adquirente o destinatario, se hará la mención de "inversión del sujeto pasivo".
• En caso de la aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, se consignará la mención de "régimen especial de las agencias de viajes".
• En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, se hará mención a dicho régimen especial.

Contenido de la factura simplificada

A partir del 01 de enero de 2013, desaparecen los tiques, y se sustituye por la factura simplificada.

Las facturas simplificadas tienen un contenido más reducido que las facturas completas u ordinarias.

Todas las facturas simplificadas y sus copias contendrán los siguientes datos:

a) Número y serie, en su caso ( se podrán usar series separadas en los mismos casos antes comentados para las facturas )

b) Fecha de emisión, y la de la operación si es diferente a la primera.

c) NIF, nombre y apellidos y razón o denominación social completa del expedidor.

d) Tipo impositivo aplicado o la expresión “ IGIC incluido “

e) Contraprestación total.

f) En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa de la factura que rectifica y las especificaciones de lo que se modifica

g) En caso de que el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y lo exija o cuando sea un particular y lo exija igualmente para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria, el emisor deberá hacer constar además:

g.1. - El NIF y domicilio del destinatario de las operaciones.

g.2- La cuota tributaria repercutida, la cual se consignará  separadamente.

Facturas electrónicas

La Ley de IVA admite la posibilidad de emitir facturas o documentos análogos por sistemas de facturación telemática. Tienen la misma validez y efectos que las facturas emitidas en soporte papel, siempre que la información contenida en la factura emitida y recibida sea idéntica.

Momento de emisión 

Los plazos dependerán  de que el destinatario sea o no empresario o profesional:

a) Si el destinatario no es un empresario o un profesional, la emisión de la factura o del tique se harán en el mismo momento de realización de la operación.

b) Si el destinatario es empresario o profesional, la emisión debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente en que se hace la operación.

En caso de facturas recapitulativas (inclusión de varias operaciones en distintas fechas dentro de un mes natural para un mismo destinatario):

a) Si el destinatario es un particular, se emitirán como máximo el último día del mes.

b) En caso de que sea un empresario o profesional, la emisión se realizará antes del día 16 del mes siguiente.

Originales, duplicados y copias

Los empresarios y profesionales sólo pueden expedir un original de cada factura ( ordinaria  o simplificada).
Es admisible la expedición de duplicados de los originales, con la misma eficacia que éstos, siempre que conste en ellos la expresión”duplicado” y la razón de su expedición, en los siguientes casos:

- Cuando concurran varios destinatarios en una misma operación.

- Cuando exista pérdida del original.

Si se emiten copias de una factura, el expedidor tiene que hacer constar en las mismas tal carácter.

Conservación

Como regla general, los empresarios y profesionales han de conservar las copias de las facturas o documentos sustitutivas, expedidas por ellos o por su cuenta, durante el período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas tributarias de las operaciones que recojan.

• Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.

• Trimestralmente se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos. Véase: " Ejemplo balance comprobación"

• Anualmente, en el momento del cierre, se recogerá el inventario de las partidas de existencias. La mayoría de las empresas hace coincidir su ejercicio económico con el año natural, pero puede elegir libremente el plazo de 12 meses que desea que configure su ejercicio económico.

• Las Cuentas Anuales comprenden los siguientes documentos: Balance, Cuenta de Resultados, Memoria, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo (voluntario para las pymes).

• Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa

• Trimestralmente se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos. Véase: “ Ejemplo balance comprobación”

• Anualmente, en el momento del cierre, se recogerá el inventario de las partidas de existencias. La mayoría de las empresas hace coincidir su ejercicio económico con el año natural, pero puede elegir libremente el plazo de 12 meses que desea que configure su ejercicio económico.

• Anualmente se confeccionarán las Cuentas Anuales que han de depositarse en el Registro Mercantil de la Provincia donde se ubique la sede social de la empresa.

• Las Cuentas Anuales comprenden los siguientes documentos: Balance, Cuenta de Resultados, Memoria, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo (voluntario para las pymes).

• Los libros contables deben legalizarse ante el Registro Mercantil provincial. Ésta debe realizarse antes de que transcurran 4 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio (si el cierre se realiza el 31/12, deben legalizarse antes del 30 de abril del año siguiente). La legalización puede realizarse por vía telemática.

Pueden presentar las cuentas anuales en este formato las empresas que hayan optado por el Plan de Pymes

• Balance Pymes (Ver Balance Pymes)
• Cuenta Resultados Pymes (Ver Cuenta Resultados)
• Estado Cambios en el Patrimonio Neto Pymes (Ver Cuenta Resultados)
• Memoria Pymes (Ver Memoria)

• Libro Registro de Acciones Nominativas: para sociedades anónimas y comanditarias por acciones (véase artículo 55 de la Ley de Sociedades Anónimas). 
• Libro Registro de Socios: para sociedades de responsabilidad limitada y sociedad limitada nueva empresa (véase artículo 27 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada)
• Libro Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad. Sólo para sociedades unipersonales de responsabilidad limitada (véase artículo 128 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada)
• Estos libros deben legalizarse en el Registro Mercantil. 

Libros obligatorios y registros auxiliares para la empresa

Personas Físicas

Personas Jurídicas

Pueden presentar:

Balance y memoria abreviadas:

Podrán formular balance y memoria abreviada las empresas que durante 2 ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre, al menos dos de las circunstancias siguientes:

1. Total del activo no superior a 2.850.000€
2. Importe neto de su cifra anual de negocios no superior a 5.700.000€
3. Nº medio de trabajadores no superior a 50

Cuenta de resultados abreviada

Podrán formular cuenta de Resultados abreviada las sociedades que durante 2 ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

1. Total de activo no superior a 11.400.000€
2. Importe neto de su cifra anual de negocios no superior a 22.800.000€
3. Nº medio de trabajadores no superior a 250

• Balance Abreviado (Ver pdf)
• Cuenta Resultados Abreviada (Ver pdf)
• Estado Cambios en el Patrimonio Neto Abreviado (Ver pdf)
• Memoria Abreviada (Ver pdf)
  

• Se harán constar, según se indica en el artículo 26 del Código de Comercio, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, detallando los siguientes aspectos: 
  • Datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano. 
  • Resumen de los asuntos sometidos a debate. 
  • Las intervenciones de las que se haya solicitado constancia. 
  • Acuerdos adoptados. 
  • Resultado de las votaciones. 
• Este libro debe legalizarse en el Registro Mercantil. 

a) Operaciones societarias incluida en la cuarta parte del Plan General de Contabilidad, salvo que la suma del activo, del importe neto de la cifra de negocios del número medio de trabajadores del conjunto de las entidades vinculadas no superen los límites contemplados en el apartado 1 del artículo siguiente.

b) Normas particulares sobre el inmovilizado.

Tienen que presentar su información contable en este formato las empresas de mayor dimensión que no pueden optar por el formato abreviado. Veamos este modelo:

• Balance Normal (Ver Balance normal)
• Cuenta Resultados Normal (Ver Cuenta Resultados normal)
• Estado Cambios en el Patrimonio Neto Normal (Ver Estado Cambios en el Patrimonio Neto normal)
• Estado Flujos de Efectivo (Ver Estado Flujos de Efectivo)
• Memoria Normal (Ver Memoria Normal)

• Registrará todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa día a día.
• No obstante, se permite la anotación conjunta de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros registros.
• El diario deben legalizarse ante el Registro Mercantil provincial. Esta legalización debe realizarse antes de que transcurran 4 meses a partir de la fecha de cierre (si éste se realiza el 31/12, deben legalizarse antes del 30 de abril del año siguiente). La legalización puede realizarse por vía telemática.
• Véase: “ Ejemplo Libro Diario”.

Tanto la legislación mercantil (el Código de Comercio, la Ley de Sociedades Anónimas, y demás disposiciones), como la fiscal (legislación sobre el Impuesto de Sociedades y sobre el I.G.I.C., en el caso de Canarias), obligan al empresario a la llevanza de una contabilidad, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

El Plan General de Contabilidad (P.G.C.) aprobado por el Real Decreto 1643/1990 de 20 de Diciembre, constituye el desarrollo reglamentario en materia contable de la legislación mercantil, y la referencia obligada para la llevanza de la contabilidad de cualquier empresa. Se estructura de la siguiente manera:

- La primera parte contiene los principios contables que cualquier empresa deberá aplicar obligatoriamente a su contabilidad.

- La segunda parte refleja el cuadro de cuentas que contiene una relación de los grupos, subgrupos y cuentas necesarias para llevar a cabo la labor contable.

- La tercera parte contiene las definiciones y relaciones entre las cuentas descubriendo los movimientos más usuales y los convenios de cargo y abono.

- La cuarta parte contiene las normas de elaboración y los modelos oficiales de cuentas anuales, que son el producto final del proceso contable.

- La quinta parte define las normas de valoración que hay que aplicar al traducir al lenguaje contable los hechos económicos.

El P.G.C. es de aplicación obligatoria en sus partes 1ª, 4ª y 5ª para todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria.

Resumen de los libros obligatorios y registrados auxiliares para los distintos tipos de empresa:

Sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades

Todos los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades estarán obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

Contabilidad principal

(según Código de Comercio)

- Libro Diario

- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales ( Balance, Cuenta pérdidas y ganancias y Memoria)

- Libro de Actas

- Libro Registro de Acciones Nominativas ( S.A.)

- Libro Registro de Socios (S.L.)

- Libro registro de contratos (Sociedades unipersonales)

Contabilidad secundaria:

- Registro Mayor (no es obligatorio, pero su llevanza es muy recomendable) Además deberán llevar, en su caso, los libros obligatorios del I.G.I.C.

- Los libros que integran la contabilidad secundaria no necesitan legalización.

- Los libros de la contabilidad principal se legalizarán en el Registro Mercantil antes de su utilización, o si se lleva contabilidad mecanizada, antes de que transcurran 4 meses desde la fecha de cierre de ejercicio.

Empresarios en Estimación Directa Normal con Actividad Mercantil

Estarán obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

Libros (según Código de Comercio):

- Libro Diario

- Libro de Inventarios

- Cuentas Anuales ( Balance, Cuentas de Pérdidas y Ganancias y Memoria)

Además, en su caso, libros del I.G.I.C.

- Los libros exigidos por el Código de Comercio se legalizarán antes de su utilización, o si su llevanza es mecanizada, antes de que transcurran 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio.

Empresarios en Estimación Directa Normal con Actividad No Mercantil

No están obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

- Libro Registro de Ventas e Ingresos

- Libro Registro de Compras y Gastos

- Libro Registro de Bienes de Inversión

Profesionales en Estimación Directa en cualquiera de sus modalidades

No están obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

- Libro Registro de Ingresos

- Libro Registro de Gastos

- Libro Registro de Bienes de Inversión

- Libro Registro de Provisiones de Fondos y Suplidos

Empresarios en Estimación Directa en su modalidad Simplificada

En principio están obligados a llevar la contabilidad según el Código de Comercio, pero no se exige fiscalmente.

Libros obligatorios:

Empresarios:

- Libro registro de ventas o ingresos

- Libro registro de compras o gastos

Empresarios en Estimación Objetiva

Caso General::

- En principio están obligados a llevar la contabilidad según el Código de Comercio, pero no se exige fiscalmente.
- No están obligados a llevar libros o registros contables en relación con el I.R.P.F. por estas actividades.
- Facturas emitidas y recibidas.

Supuestos especiales:

- Los empresarios que deduzcan amortizaciones estarán obligados a llevar Libro registro de bienes de inversión.
- Las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones habrán de llevar Libro registro de ventas e ingresos.

Las Cuentas Anuales

Las sociedades mercantiles y los empresarios personas físicas inscritas en el Registro Mercantil deberán formular las siguientes cuentas anuales:

- El Balance comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. El balance de apertura de un ejercicio debe corresponder con el balance de cierre del ejercicio anterior.

- La cuenta de Pérdidas y Ganancias comprenderá, también con la debida separación, los ingresos y gastos del ejercicio y, por diferencias, el resultado del mismo. Distinguirá los resultados ordinarios propios de la explotación de los que no lo sean o de los que se originen en circunstancias de carácter extraordinario.

- La Memoria

Las Cuentas Anuales serán presentadas, para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General. Dicha Junta deberá celebrarse dentro de los seis primeros meses siguientes al cierre de cada ejercicio.

Libros obligatorios y registros auxiliares para la empresa

Personas Físicasss

• Registrará todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa día a día.
• No obstante, se permite la anotación conjunta de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros registros.
• Véase: “ Ejemplo Libro Diario"