Obligaciones Contables del Empresario

Según establece el artículo 25 del Código de Comercio de 1885: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro Diario”.

Sin embargo, a pesar de que la redacción del mencionado artículo del Código de Comercio es clara respecto a la extensión de la obligación de llevanza de contabilidad a todo tipo de empresarios, en la práctica es la legislación fiscal la que marca las pautas, por lo que vamos a analizar las obligaciones contables del empresario dependiendo de su personalidad jurídica y del método elegido para la estimación de los rendimientos en el caso de las personas físicas (autónomos).

Desde la perspectiva jurídica existen dos grandes grupos:

• Las sociedades mercantiles que deben presentar impuesto de sociedades
• Los autónomos, comunidades de bienes y sociedades civiles, que tributan por rendimientos de actividades económicas en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas, pudiendo elegir entre:
  • Estimación directa normal
  • Estimación directa normal
  • Estimación directa simplificada
  • Estimación objetiva, más conocida por “módulos”

Sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades

Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar contabilidad ajustada a lo establecido en el Código de Comercio, tal y como establece el artículo 133.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (RDL 4/2004, de 5 de marzo)

La Administración tributaria podrá realizar la comprobación e investigación mediante el examen de la contabilidad, libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a los negocios del sujeto pasivo, incluidos los programas de contabilidad, los archivos y soportes magnéticos.

En todo caso, la contabilidad debe permitir la verificación y comprobación por parte de la Agencia Tributaria si el contribuyente cumple con los requisitos y ha aplicado adecuadamente los incentivos y beneficios fiscales.

El Código de Comercio establece los siguientes libros obligatorios:

• Libro de inventario y Cuentas anuales
• Libro diario
• Libro de actas
• Libro de socios

Libros no obligatorios

Además de los libros obligatorios las sociedades suelen llevar otros libros auxiliares como los “Mayores”.

Los mayores se generan automáticamente por los programas contables cuando se contabilizan las operaciones en el Libro Diario.

Los libros no obligatorios podrán legalizarse de forma voluntaria ante el Registro Mercantil.

¿Dónde se encuentra el Registro Mercantil?

¿Cómo se legalizan los libros ante el Registro Mercantil?

Se puede optar por presentar los libros en:

• Formato papel, encuadernando las hojas formando un libro. Este libro puede legalizarse antes o después de realizar los asientos o anotaciones. El proceso de encuadernación debe garantizar que no se puedan sustituir los folios.
• Soporte digital (CD) elaborado mediante los programas contables que posean esa utilidad o mediante la elaboración de los mismos utilizando el programa legalia.
• Soporte telemático. Para la presentación por esta vía se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida expedida por el Servicio de firma electrónica del Colegio de Registradores. La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa legalia.
• Presentación mixta. Consiste en una combinación de las anteriores

¿Cuándo deben legalizarse los libros?

Los libros obligatorios pueden legalizarse antes de realizar los asientos, si bien, es poco utilizada porque resulta más cómodo hacerlo a posteriori, tras imprimir los documentos del programa contable.

En caso de legalización a posteriori los libros deberán ser presentados antes de finalizar los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Pongamos como ejemplo el caso más general que el ejercicio económico coincida con el año natural por lo que el cierre sería el 31/12. Entonces:

• Fecha límite para la formulación de Cuentas Anuales: 31/03
• Fecha límite para Legalización de Libros Obligatorios: 30/04
• Fecha límite para aprobación de Cuentas Anuales y Distribución del Beneficio: 30/06
• Fecha límite para Depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil: 30/07

¿Cuánto tiempo deben guardarse los libros contables?

Según la legislación mercantil: durante 6 años a partir del último asiento

Según la legislación fiscal: 4 años para preinscripción a partir de la finalización del plazo voluntario de presentación del impuesto.

Sujetos Pasivos Impuesto General Indirecto Canario (IGIC)

El IGIC es un impuesto indirecto que grava las entregas de bienes y prestaciones de servicios, con carácter oneroso, realizadas por empresarios y profesionales de manera habitual u ocasional, así como las importaciones de bienes cualquiera que sea la condición del importador, realizadas en las Islas Canarias.

Su marco legislativo se recoge en el Ley 20/1991 de modificación de los aspectos fiscales del REF.

El tipo de gravamen general es del 7%, si bien hay elementos que se gravan a un tipo reducido del 2,5% y 3%, otros a un tipo 0% y elementos que se gravan al 9,5%, 13,5% y 20% . La escala de gravamen puede consultarse en la Ley 4/2012 de medidas administrativas y fiscales.

Están obligados a efectuar declaraciones de IGIC las sociedades y los empresarios y profesionales con establecimiento permanente en las Islas que vendan bienes o presten servicios sujetos al impuesto.

No obstante, hay algunas actividades exentas como el comercio minorista, los servicios médicos y odontológicos o algunas  actividades educativas, entre otras (véase artículo 50. Uno.de la Ley 4/2012.

Libros Obligatorios:

• Libro Registro de facturas emitidas.
• Libro Registro de facturas recibidas.
• Libro Registro de bienes de inversión.
• Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias (si la empresa realiza este tipo de operaciones).

Véase ejemplo:

• Ejemplo facturas expedidas
• Ejemplo facturas recibidas

Personas Físicas en Estimación Directa Normal con Actividad Mercantil

Se encuentran obligatoriamente en este régimen aquellos empresarios personas físicas cuya cifra de negocios haya superado los 600 mil euros en el ejercicio anterior o, que siendo menor, hayan optado voluntariamente por este régimen.

En este caso los empresarios están obligados a llevar Contabilidad ajustada al Código de Comercio, por lo que deben llevar los siguientes libros:

• Libro de inventario y Cuentas anuales
• Libro diario

No obstante, en este caso no necesario la presentación de Cuentas ante el Registro Mercantil, ni la legalización de libros.

Los libros y documentos contables deben mantenerse durante 4 años a partir de la presentación de la declaración del IRPF al que se refieren.

Personas Físicas en Estimación Directa Simplificada/Directa Normal con Actividad no Mercantil

Se encuadran en este régimen los empresarios personas físicas cuya cifra de negocios no haya superado los 600 mil euros en el año inmediatamente anterior y hayan renunciado, en caso de poder optar al mismo, al régimen de estimación objetiva.

En este caso no están obligados a llevar contabilidad, pero sí deben determinar el beneficio derivado de su actividad, debiendo llevar los siguientes libros:

• Libro registro de ventas e ingresos
• Libro registro de compras y gastos
• Libro registro de bienes de inversión

Con un fichero en Excel donde se recoja una hoja de ventas e ingresos, otra de compras y gastos y otra con el listado de bienes de inversión, es suficiente, no es necesario utilizar un programa contable. Además deben guardarse las facturas y documentos originales.

Veamos un ejemplo: “ Ejemplo libros estimación directa simplificada".

Empresarios en Estimación Objetiva

Pueden optar por este régimen de tributación los empresarios personas físicas que realicen alguna de las actividades empresariales incluidas en el listado de actividades de estimación objetiva, aprobado cada año por la Agencia Tributaria.

No se exige ningún libro o registro contable.

En cambio, deben conservar, numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres:

• Las facturas emitidas
• Las facturas o justificantes recibidos
• Los justificantes de los signos, índices o módulos

Profesionales en Estimación Directa en cualquiera de sus modalidades

Las actividades catalogadas por la Agencia Tributaria como actividades profesionales, independientemente del régimen normal o simplificado en el que actúen, no tienen obligación de llevar contabilidad, aunque el Reglamento del IRPF establece los siguientes libros obligatorios:

• Libro registro de ventas e ingresos
• Libro registro de compras y gastos
• Libro registro de bienes de inversión
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

Con un fichero en Excel donde se recoja una hoja de ventas e ingresos, otra de compras y gastos y otra con el listado de bienes de inversión, es suficiente, no es necesario utilizar un programa contable. Además deben guardarse las facturas y documentos originales.

Veamos el ejemplo: “ Ejemplo libros estimación directa simplificada profesionales”